Возврат денег клиенту
Действия админа, у которого НЕТ доступа к реальному возврату денег
1 Админ получает звонок, сообщение или ещё как, что клиенту нужно сделать возврат. Сначала узнать, почему перестают ходить, предложить варианты, может другой зал, может позже вернуться, в целом нужно решить проблему клиента и оставить у нас.
Если не решить иначе, как возвратом, то выясняем, сколько денег осталось. Проверяем Журнал посещений клиента и Оплаты и счета, Комментарии, переписку. Главная задача исключить ошибку в начисленной суммы к возврату до того, как сумму сообщите клиенту. Каждый случай индивидуальный и нужно смотреть на суть, могут быть по ошибке списаны занятия за пропуски, хотя причина пропусков уважительная и другие варианты. В первые несколько раз нужно сверяться данными со старшим админом, перед тем, как сообщать клиенту рассчёт.
Всё, точно удостоверились какая сумма полагается к возврату, отнимаем 200 рублей на наши расходы и комиссию и сообщаем клиенту, что вам вернётся такая сумма, на ту же карту, с которой оплачивали. Главное закрыть вопрос несогласия клиента с сумой возврата и то, куда вернуться деньги. Клиент может опротестовать сумму, нужно разбираться, и клиент может утратить прежнюю карту, нужно выяснить новый номер карты.
Например: «У вас осталось 4 занятия от абонемента, это 1800 рублей, 200 рублей уйдёт на расходы за перевод, итого вам вернётся 1600 рублей на ту же карту, с которой оплачивали. Как правила, деньги приходят в течение 5 рабочих дней, если поступления нет дольше, то пишите)»
На практике деньги возвращаются на следующий день после того, как админ сделает реальный перевод, но возможны ошибки как на нашей стороне, так и на стороне банка клиента, возврат может идти и 30 дней, если банк тупой.
После этого клиент должен окнуть. Может расспросить, может поспорить, но в итоге сначала нужно прийти к соглашению, нельзя двигаться дальше, без очевидного согласия по условиям возврата.
Чтобы нам сделать реальный возврат, платёж нужно найти среди остальных, для этого нужно знать время и дату. Можно попросить у клиента уведомление или чек, где есть точное время и дата платежа.
2 Так как у вас нет доступа к реальному возврату, то нужно поставить задачу на реальный возврат админу, который имеет доступ к реальным возвратам, сообщить в задаче всю инфу подробно. Задача ставится из клиента.
Название «возврат», дата лучше та, в которую над этим будут работать, вроде если делаете в 9 вечера, то на следующий рабочий день, если в 11 утра, то на сегодня, не строго. На весь день. Ответственный, может и не один. Максимально подробный коммент, с реальной суммой возврата по итогу на карту клиента, дата и время платежа клиента, который нужно возвращать, где велся разговор. Убираем напоминания.
Действия админа, у которого ЕСТЬ доступ к реальному возврату денег
Сначала всё то же, что и в 1 пункте админа, у которого нет доступа к возвратам.
3 Затем вы делаете реальный возврат на сумму с удержанной комиссией. То есть, если клиенту сказали, что осталось 1800 на абонементе, комиссия 200, на карту вернётся 1600, то реальный возврат делаем 1600.
После того, как отправили возврат, убедились, что нет ошибки, открываем Абонементы клиента, выбираем Закрыть абонемент. С абонементами может быть бардак, когда действуют сразу 2 и более абонементов по одним и тем же занятиям, сначала нужно навести с этим порядок.
Сразу оформляем возврат, если не нужно за что-то списывать с клиента или ещё какие операции учесть. Если нужно, то отправляем на баланс и уже с баланса списываем на нужное (прогул, товар, платное участие). Ставим дату реального возврата, филиал возврата, вид платежа тот же, которым оплачивал клиент и ставим максимально подробный коммент.
В расходах по филиалу появится этот возврат, комиссию мы учитываем при расчёте расходов на эквайринг.
Вам будут попадать задачи от младших админов, которых нет доступа к возвратам, по ним нужно сделать ваш 3 пункт, отметить задачу выполненной.
На всякий случай не делайте возвраты другими способами без согласования со старшим админом.
