Прием звонков в течение дня
Как принимать звонки?
Чтобы на ваш номер поступали звонки от клиентов нужно, чтобы старший администратор зарегистрировал вас в АТС, которую мы используем. Обратитесь с старшему админу с просьбой подключить и зарегистрировать вас.
Нужно скачать на свой телефон приложение «MANGO»/»M.TALKER» и войти с помощью данных, которые даст вам старший админ.
Вот так выглядит приложение:
Когда вас подключили и вы вошли в систему, нужно сделать тестовый звонок, чтобы проверить доходят ли до вас звонки. Старший админ звонит на номер школы 88003336318, а звонок должен поступить вам на телефон через приложение.
Затем отключите интернет. Старший админ сделает еще один звонок.
Когда отсутствует интернет, звонки поступают на телефон, поэтому сохраните номер, который у вас высветится при звонке как GYMBALANCE. Чтобы вы понимали, когда вам звонят клиенты.
Где смотреть информацию?
Прежде всего, надо понимать, что звонок может застать вас врасплох: когда вы идете по улице, без наушников, с пакетами в руках. Поэтому мы требуем выучить наизусть информацию, нужную для клиента:
— адреса залов в Москве и Санкт-Петербурге.
— расписание занятий в этих залах.
— информацию о тренерах (фио и достижения)
— ответы на частые вопросы (форма, справки, налоговый вычет, соревнования, пропуски)
Вот тут актуальная информация (адреса, расписание, тренер и как пройти в зал): Санкт-Петербург и Москва
Заведите себе маленький блокнот, который идет в комплекте с ручкой, чтобы он помещался даже в карман. Выпишите туда кратко информацию, чтобы у вас была возможность за несколько секунд открыть его посмотреть и записать нужную информацию (например, данные клиента). Либо настройте в своем телефоне быстрый доступ к системе.
Что делать, если пропустил звонок?
Старайтесь такого не допускать, на каждого администратора звонок поступает 20 секунд. Отвечайте на звонок сразу же, как только он поступил, ведь клиент мог не дождаться ответа предыдущего администратора.
Если пропустили звонок, то заходите в приложение нашей АТС и смотрите номер пропущенного и перезваниваете:
— Добрый день, меня зовут Ирина, я администратор школы гимнастики GymBalance. Пропустили ваш звоночек, подсказать вам информацию о школе?
Если нет возможности посмотреть пропущенный, то напишите старшему администратору с просьбой, чтобы он вам прислал номер и перезвоните.
Что отправить клиенту после записи
После записи мы отправляем клиенту сообщение в вотсап через SalesBot. Вам нужно получить доступ у старшего админа.
Как и что отправить указано здесь: Раздел 3. «Отправить сообщение в вотсап»
Как обрабатывать звонки, если другой сотрудник отправил номер
На некоторых агрегаторах еще с прошлых времен указаны номера руководителей школы, поэтому периодически они вам будут писать с просьбой перезвонить клиенту.
Действовать нужно так: сразу взять телефон и через приложение АТС, набрать номер и позвонить:
Добрый день! Меня зовут Ирина, я администратор школы гимнастики GymBalance. Вы интересовались занятиями в нашей школе, подсказать вам информацию?
Когда позвонили клиенту, все узнали и записали, то напишите человеку, который вам прислал номер, что вы все сделали.
Если клиент не ответил на звонок, то ставим себе задачу в трелло перезвонить.
Как сотруднику, скинувшему номер, удостовериться, что клиенту позвонили
Нужно поставить задачу с напоминанием (через час после того, как отправили номер) и проверить через приложение АТС (либо написать старшему админу, чтобы проверил).
Что делать, если за день не было звонков (это подозрительно)
Если за день вам не поступило ни одного рабочего звонка, то не думайте, что их просто не было. Всегда подозревайте что-то не ладное.
В чем может быть причина:
— Закончились деньги на АТС
— Сбои у АТС
Что делать: напишите старшему админу, чтобы он проверил счет. Если все ок, то нужно проверить связь, сделав тестовые звонки и в случае чего связаться с поддержкой АТС.