Прием звонков в течение дня
Как принимать звонки?
Чтобы на ваш номер поступали звонки от клиентов нужно, чтобы старший администратор зарегистрировал вас в АТС, которую мы используем. Обратитесь с старшему админу с просьбой подключить и зарегистрировать вас.
Нужно скачать на свой телефон приложение «MANGO»/»M.TALKER» и войти с помощью данных, которые даст вам старший админ.
Вот так выглядит приложение:

Когда вас подключили и вы вошли в систему, нужно сделать тестовый звонок, чтобы проверить доходят ли до вас звонки. Старший админ звонит на номер школы 88003336318, а звонок должен поступить вам на телефон через приложение.
Затем отключите интернет. Старший админ сделает еще один звонок.
Когда отсутствует интернет, звонки поступают на телефон, поэтому сохраните номер, который у вас высветится при звонке как GYMBALANCE. Чтобы вы понимали, когда вам звонят клиенты.
Где смотреть информацию?
Вот тут актуальная информация (адреса, расписание, тренер и как пройти в зал): Санкт-Петербург и Москва
Заведите себе маленький блокнот, который идет в комплекте с ручкой, чтобы первое время записывать туда данные и запрос клиента по звонку, потом эти данные переносить в срм
Также можно настроить в телефоне быстрый доступ в СRM, чтобы можно было сразу вносить все данные.
Что делать, если пропустил звонок?
Старайтесь такого не допускать, на каждого администратора звонок поступает 20 секунд. Отвечайте на звонок сразу же, как только он поступил, ведь клиент мог не дождаться ответа предыдущего администратора.
Если пропустили звонок, то заходите в приложение нашей АТС и смотрите номер пропущенного и перезваниваете:
— Добрый день, меня зовут Ирина, я администратор школы гимнастики GymBalance. Пропустили ваш звоночек, какой у вас вопрос?
Что отправить клиенту после звонка
После звонка, где клиент записался на занятия, мы отправляем сообщение-инструкцию через wazzup в срм системе.
Как и что отправить указано здесь: Раздел 3. «Отправить сообщение в вотсап»
Если звонили и просто интересовались неопределенным филиалом или вы не дозвонились вовсе, то обязательно заносим номер клиента в срм и отправляем ему смс с общей информацией о нас, например:
«Добрый день! Меня зовут Арина администратор школы гимнастики GymBalance.
Разрешите рассказать немного о наших занятиях)
Программа детских тренировок по гимнастике в залах GymBalance включает в себя начальную подготовку по художественной гимнастике, основы хореографии и акробатики. Занятия проходят по 1 часу 2 раза в неделю в вечернее время. Девочки занимаются в группах, разделенных по возрасту и уровню подготовки.
Первое пробное занятие бесплатно в большинстве филиалов)
Дважды в год проводим фотосессии тренировок, открытые уроки для родителей и фестивали, где девочки выступают с показательным танцем, получают подарки, медали и заряжаются мотивацией на занятия гимнастикой.
Ознакомиться с расписанием занятий и абонементами можно по ссылочке: …
Подскажите, пожалуйста, хотели бы записаться на пробное занятие?
Если знаем филиал, которым интересовались, то обязательно в смс освещаем расписание, кратко цены.
Как обрабатывать звонки, если другой сотрудник отправил номер
На некоторых агрегаторах еще с прошлых времен указаны номера руководителей школы, поэтому периодически они вам будут писать с просьбой перезвонить клиенту.
Действовать нужно так: сразу взять телефон и через приложение АТС, набрать номер и позвонить:
Добрый день! Меня зовут Ирина, я администратор школы гимнастики GymBalance. Вы интересовались занятиями в нашей школе, подсказать вам информацию?
Когда позвонили клиенту, все узнали и записали, то напишите человеку, который вам прислал номер, что вы все сделали.
Если клиент не ответил на звонок, то ставим себе задачу перезвонить.
Как сотруднику, скинувшему номер, удостовериться, что клиенту позвонили
Нужно поставить задачу с напоминанием (через час после того, как отправили номер) и проверить через приложение АТС (либо написать старшему админу, чтобы проверил).
Что делать, если за день не было звонков (это подозрительно)
Если за день вам не поступило ни одного рабочего звонка, то не думайте, что их просто не было. Всегда подозревайте что-то не ладное.
В чем может быть причина:
— Закончились деньги на АТС
— Сбои у АТС
Что делать: напишите старшему админу, чтобы он проверил счет. Если все ок, то нужно проверить связь, сделав тестовые звонки и в случае чего связаться с поддержкой АТС.