Отчёт по занятиям (включает отчёт тренера)
Отчёты за занятия администратором включают в себя:
- проверку отчёта тренера
- проверку пробных клиентов
- проверку платящих клиентов, которые перестали ходить
- проверку долгов
Нужно понимать филиал и за какой период делать отчёт по занятиям. В нормальном режиме, отчёт делается по всем занятиям всех филиалов, которые были вчера.
Если так, то алгоритм: открываем Занятия в срм, выбираем первый по алфавиту филиал, который работал вчера. Открываем одно занятие и проверяем на отчёт тренера, проверяем пробных, проверяем неходящих, должников.
Проверка отчётов тренера
Заходим в занятия, выбираем все филиалы, в которых вчера была тренировка. Смотрим все группы
Отчеты обрабатываем за прошлый день
тренера могут забывать отмечать детей в срм, тогда нужно будет напрямую им писать в их рабочий чат в тг о том, что они забыли отметить и чтоб сделали это)
в чат карточки: https://ru.yougile.com/team/0c0f8549eb09/#ADM-475
пишем: Сделала за 24.07.24 (дата меняется)
Ситуация: тренер проводит тренировку, по каждой группе пишет общий комментарий, про несоответствия, необходимость чего-то, какое-то задание, вопрос. Ваша задача на следующий рабочий день проверить отметки в занятии группы, прочитать коммент тренера, ответить общим комментом, написать в личку, предпринять действия при необходимости.
Коммент пишется через +общ комм. Пишите подробнее, не стесняясь расписать. Читать будет тот, кто не разбирается в ситуации и должен всё понять.

- Если тренер написал, что кого-то нет в списке, но ребенок был на занятии, нужно добавить (далее написано как).
- Если нужно перевести ребенка в другую группу, сначала смотрим кол-во детей (сколько ходит на занятия). Если много детей (больше 12), то пишем главному админу. Если меньше — переводим.
- Так же всегда обращаем внимание на кол-во посещающих занятия и, если есть большая разница в группах, сообщить старшему тренеру (например, если в младшую ходит 10 человек, а в старшую 5).
Добавить ученика:

Ищем ребенка в срм и отмечаем, что он был в этот день.


Если не получилось найти клиента через поиск и группу, на которую он должен был записан, то ищем через группы, где набор уже закрыт
Находя нужно клиента по фамилии и имени проверяем с того ли филиала этот клиент (фио может быть одинаковым, но клиент вообще не тот, кого искали)
Номера телефона у клиентов могут совпадать только если они сестры)
Пишем комментарий, что ребенка отметили


2. Если кто-то что-то купил, то переходим в карточку клиента и оставляем к нему комментарий: «Купили купальник+лосины», далее если деньги за покупку уже на балансе, то сами создаете продажу (см. ниже), если денег на балансе нет, то пишем клиенту, оплатили ли они покупку? Если да, через сайт, то старший админ, внося платежи, сам создаст продажу.

Чтобы создать продажу необходимо нажать на + платеж/абонемент, тип продажи: товар, выбираем нужный товар и при необходимости добавляем еще товар. При покупке комплекта купальник+лосины есть скидка, не забывайте ее прописывать в отдельном поле


Если товара нет на складе в срм, но был в зале и его купили, то в срм вносим недостающий товар по инструкции учет товаров в срм, пункт 2

3. Если тренер отписался в комменте к занятию, что в зал что-то нужно, то отвечаем ему в тг в рабочий чат: «Увидели, что в зал тебе нужны красные дневники, пожалуйста, напиши об этом при расчете своей зп и мы передадим тебе их, когда приедешь за зп»
Про задачи, про работу в срм, что-то выяснить, написать, перенести, исправить, разъяснить, нужно справиться самостоятельно. Если не знаете, то обращаетесь к старшему админу.
Проверка пробных клиентов
Инструкция https://x.gymbalance.ru/rol-admina/obrabotka-probnyh-neprishedshih-za-vcherashnij-den/
База:
Если были пробные на занятиях — обязательно связываемся и уточняем, будут ли ходить
«Здравствуйте)
Вы посетили пробное занятие по адресу: ***
Подскажите, все ли вам понравилось? Планируете ли вы продолжить занятия гимнастикой?)»
Если был записан на пробное, но не пришел, пишем:
«Здравствуйте)
Вы были записаны на пробное занятие по адресу: *** , но не смогли подойти(
Подскажите, перезаписать вас на (и предлагаем даты на перезапись)?)»
Ставим задачу по ситуации, чтобы не потерять пробника.
Проверка платящих клиентов, которые перестали ходить
Если клиента нет последние 2 и более занятия подряд, нужно проверить комментарии к нему и чат с ним. Если из чата и комментов не понять, почему клиента вдруг нет, то стоит клиента об этом спросить, мол что-то вас нет давно.
Например: Здравствуйте) Вы пропустили несколько занятий 😔
Подскажите, будет ли у вас справочка от врача, чтобы мы смогли восстановить вам пропущенные дни?)

Сразу же написать коммент клиенту, что вы спросили, что давно нет.
Когда клиент ответит, то сориентироваться, что делать с этой новой информацией, прописать в комменте ответ.

Проверка долгов
Вы смотрите занятие, по которому делается отчёт, и можете увидеть, что тренировки идут в долг. С этим долгом нужно разобраться, ОБЯЗАТЕЛЬНО вникнуть в суть, в половине случаев это не долг, а ошибка системы, и если вы ошибочно обвините клиента в долге, то вы его оттолкнёте. Нельзя не разобравшись писать про долг. Первые 10 ситуаций с долгами обязательно уточняйте у старшего со своим комментарием, как вы понимаете ситуацию, и что бы написали клиенту в их случае. Особая ситуация с оплатами в особых залах, обязательно проконсультируйтесь со старшим админом по этим филиалам.
Чтобы проверять долги в рамках отчёта по занятию, нужно виртуозно освоить инструкцию по долгам https://docs.google.com/document/d/1w24Gr4-HEbdIsztV_PTKctFDe7TAGEUBPaQnqqDDE9w/edit
База: более 2 долгов пишем клиенту: «Здравствуйте) Вы посетили несколько занятий в долг 😔
Подскажите, оплачивали ли вы новый абонемент?)»
Ставим коммент, что спросили про долги, ставим задачу проверить оплатили ли они, что ответили, взять на контроль.
Если игнор смс от админа, то пишем тренеру, чтобы передали инфу про долги, спросили, когда получится оплатить, а то нельзя будет посещать занятия(
Если более 4 долгов и клиент игнорирует всех, то через старшего админа поднимаем вопрос о запрете на посещение занятий.

Нахождение неактивных клиентов
При выполнении отчета мы встречаем клиентов, которые ходили и платили, но перестали ходить.
Мы их раз спросили, вы пропустили несколько занятий… что случилось?- они игнорируют, два — планируете ли продолжать? — игнорят. При этом постоянно оставляем комменты, что спросила, почему не ходят.
На третий раз видим, что два раза подряд мы спрашиваем, почему не ходят, они игнорируют, то ставим статус неактивный клиент
!Если клиент ранее платил и отказывается от занятий, то он становится неактивным клиентом!
У неактивного клиента меняем не только статус, но и отменяем все записи предстоящие, чтобы не шли пропуски в долг

