Учёт Феста в срм, внесение платежей.
Содержание:
- Создание абонемента
- Создание групп
- Запись в группу
- Внесение оплаты
- Список участниц
- Как проверить сумму оплат в срм
- Что делать, если сумма в срм не сходится с суммой в таблице
При внесении оплат за фестиваль важно быть очень внимательным. Никого не упустить (иначе подарков кому-то не хватит), вносить оплаты именно в филиал «Фестиваль» (иначе не сойдутся цифры, нужно будет перепроверять каждую оплату), правильно записывать в группу (иначе ребенка на выступлении объявят не в той группе) и т.д.
Создание абонемента
Для того, чтобы мы могли вносить оплаты, необходимо создать новый абонемент для фестиваля.
После создания абонемент должен появиться в списке абонементов. Проверьте и переходите к созданию групп.
Создание групп
Мы создаем 3 группы (или 2 группы, если ни в одном зале нет «средней» группы). Для каждой нужно совершить действия, показанные ниже. Меняется только название группы.
Важно: новую программу мы создаем только один раз, при создании первой группы. У остальных выбираем из списка (программа, которую вы создадите появится в списке).
Когда поступает оплата, нам необходимо записать ребенка в группу фестиваля, затем внести оплату и добавить в список участниц. Пойдем по порядку.
Запись в группу
Находим ребёнка в срм по номеру или ФИО.
Если его нет в срм (сторонний участник), то вносим его, в комментариях указываем фамилию Руководителя.
Нажимаем «+Записать на обучение». Выбираем филиал «Фестиваль». Группа в данном филиале должна соответствовать группе, в которой занимается клиент в зале. Например, если девочка занимается на Ленинском в младшей группе, то мы записываем ее в филиал «Фестиваль» в младшую группу. Статус записи ставим «Учится». И нажимаем галочку у «Пока не записывать». Нажимаем сохранить.
Когда ребенок записан, ставим тег в записи на фестиваль «записана точно» и переходим к внесению оплаты.
Внесение оплаты
Нужно быть внимательным при внесении оплаты. Могут быть разные варианты оплаты фестиваля:
- Клиент оплатил через личный кабинет абонемент фестиваля;
- Клиент оплатил через сайт сумму, равную стоимости абонемента и указал в комментарии, что это за фестиваль;
- Клиент оплатил через сайт сумму, равную стоимости абонемента и НЕ указал в комментарии, что это за фестиваль;
- Клиент оплатил другую сумму через сайт и указал, что часть за фестиваль (например, за абонемент и фестиваль);
- Клиент положил сумму, равную стоимости абонемента на баланс;
- Клиент положил другую сумму на баланс (например, оплатил абонемент и фестиваль);
- Клиент оплатил непонятную сумму через сайт в период, когда принимаются оплаты за фестиваль.
Рассмотрим каждый вариант:
Клиент оплатил через личный кабинет абонемент фестиваля
ДОПОЛНИТЬ
Клиент оплатил через сайт сумму, равную стоимости абонемента и указал в комментарии, что это за фестиваль
Вносим как обычную оплату, указываем, что оплатили через сайт. Вносить обязательно в группу фестиваля.
Клиент оплатил через сайт сумму, равную стоимости абонемента и НЕ указал в комментарии, что это за фестиваль
- Проверяем аккаунт клиента, смотрим комментарии, не указано ли там, что он планировал идти на фестиваль
- Проверяем переписку (иногда клиенты пишут, что внесли деньги за что-то)
- Если нигде нет информации, пишем клиенту: «Здравствуйте! Увидели вашу оплату *тут сумма*. Подскажите, вы хотели оплатить фестиваль или что-то другое?»
- Если клиент говорит, что оплата за фестиваль, то оплату вносим по инструкции выше
- Если клиент говорит, что это оплата за что-то другое (часть абонемента/инвентарь/форма), то вносим или сообщаем старшему админу
Клиент оплатил другую сумму через сайт и указал, что часть за фестиваль (например, за абонемент и фестиваль)
- Вносим сначала оплату за фестиваль по инструкции выше
- Оставшиеся деньги вносим, как сказал клиент (если на абонемент — то отдельно вносим оплату за абонемент, важно указать тут филиал зала, а не «фестиваль», если на товар — вносим товар, если на баланс — вносим на баланс, выбираем филиал зала)
Клиент положил сумму, равную стоимости абонемента на баланс
ДОПОЛНИТЬ
Клиент положил другую сумму на баланс (например, оплатил абонемент и фестиваль)
ДОПОЛНИТЬ
Клиент оплатил непонятную сумму через сайт в период, когда принимаются оплаты за фестиваль
- Проверяем аккаунт клиента, смотрим комментарии, не указано ли там, за что он планировать платить
- Проверяем переписку (иногда клиенты пишут, что внесли деньги за что-то)
- Если нигде нет информации, пишем клиенту: «Здравствуйте! Увидели вашу оплату *тут сумма*. Подскажите, что вы хотели оплатить?»
- Если клиент говорит, что часть суммы за фестиваль, а часть за что-то другое или просто на баланс, то оплату за фест вносим по инструкции выше. Остальные деньги вносим, как написал клиент (за товар/абонемент или на баланс). Если не знаете как — пишете старшему админу
Проверяем после внесения оплаты, чтобы все было правильно:
- группа на фестивале совпадет с группой в зале (младшая/старшая)
- филиал внесения оплаты — фестиваль
- внесенная сумма равна стоимости абонемента фест
Список участниц
Нам нужно сформировать список участниц. Он нужен будет для составления расписания, деления на группы (если из одной группы одного зала участвует больше 6 человек) и для контроля родителей (выкладывается пост со списком участниц, родители проверяют, если оплатили, есть ли они в списке)
Можно создать таблицу и вручную добавлять, чтобы все контролировать. Пока все автоматические способы не совсем нам подходят.
Создаем на гугл диске рабочего аккаунта таблицу и называем «Список участниц фест *сезон и год*», пример: Список участниц фест весна 2023. Вносим туда информацию постепенно (по ходу поступления и внесения оплат).
Чтобы не путаться, лучше выработать для себя алгоритм, например: поступила оплата, вы открываете аккаунт ученика, записываете в группу феста, вносите оплату, проверяете все. Затем переходите в таблицу и вносите все данные туда.
Периодически лучше проверять сумму оплат таблице и в срм.
Как проверить сумму оплат в срм
Что делать, если сумма в срм не сходится с суммой в таблице
Для начала лучше всего посчитать разницу между срм и таблицей, чтобы было понятно что искать (например, в срм может быть на 2600 меньше, это значит, что кому-то вы внесли оплату не на филиал фестиваля. Можно попробовать поискать через срм, либо проверить каждого клиента в таблице (открыть профиль и посмотреть, куда внесен платеж в разделе «оплаты и счета»).
Как проверить через срм:
Теперь смотрим, где филиал внесения отличается. Находим имя человека в таблице (перемещаемся левее), переходим к нему в аккаунт и меняем филиал платежа на «фестиваль».
После этого перепроверяем сумму.
Если разница, например, не 2600, а кратное этой сумме число (например, 5200/7800 и т.п.), то значит людей с неправильным филиалом внесения больше и надо всех их найти.
Если сумма не равна стоимости абонемента за фестиваль.
В разделе «финансы» выгружаем данные (оставляем те же даты и филиал, что выбирали для проверки оплат в срм выше)
Смотрим платежи, которые не совпадают со стоимостью абонемента феста (в нашем случае 2600) и проверяем каждого человека.
Какие могут быть варианты ошибок:
- клиент внес сумму меньше (например, он внес 2000, потому что у него 600р есть на балансе. В таком случае нам надо зайти к клиенту и поменять у этих 600р филиал на «фестиваль», указать это в комментарий и в таблице со списком участниц, чтобы не забыть об этом)
- клиент внес оплату частями (например, 1800 и 800), и вы поменяли филиал платежа только у одной суммы. Так же переходим к клиенту, проверяем и исправляем при необходимости.
Может быть и такое, что в срм сумма больше, в таком случае вы могли внести на филиал фестиваля сумму больше стоимости абонемента за фест (например, оплату за фест и за абонемент). Так же проверяем по таблице все непонятные суммы.
Если не получается найти ошибку — обратитесь к старшему админу (только когда попробовали все варианты).