Фестиваль. Полная инструкция для админа

Процесс в миро

Каждый год мы проводим два фестиваля: в декабре и в мае. Подготовку к фестивалю нужно начинать за 2 месяца. К новогоднему так точно, потому что сроки доставки подарков затягиваются, многие ведущие, фотографы заняты. Площадку на декабрь лучше забронировать летом.

Выбор формата и согласование

Формат проведения фестиваля зависит от текущих ограничений, а так же от наличия согласования. На 17.06.2021 действует ограничение, что мероприятия, где количество участников выше 75 человек нужно согласовывать. Здесь у нас есть два варианта: попытаться согласовать фест с комитетом культуры, либо сделать такой формат, чтобы на фестивале единомоментно присутствовало не более 75 человек, тогда согласование не требуется.

Формат 1 (ограничения отменили или у нас получилось согласовать) — дети выступают в БОЛЬШОМ зале потоками по 15-20 групп, в конце каждого потока парад гимнасток, выступление взрослой гимнастки, награждение.

Формат 2 (есть ограничения, но мы не согласовываем а подстраиваемся под них) — дети выступают в МАЛЕНЬКОМ зале по 1-2 группы, далее идет награждение, фото и видеосъемка группы.

У каждого формата есть плюсы и минусы, но первый формат больше нравится родителям и детям, там больше праздника и драйва. Поэтому в этой инструкции мы будем разбирать именно первый формат.

Утверждение даты и времени

Обычно фестиваль проводится в последнее воскресенье декабря/мая. По практике предыдущих фестивалей мы заметили, что многие пропускают фест из-за того, что в декабре они уже уезжают в отпуск, а в конце мая отвозят детей на дачу/к бабушкам/тоже в отпуск. Но проведение фестиваля в последнее воскресенье месяца мотивирует родителей не пропускать занятия и фестиваль служит завершающим событием. В общем, день проведения фестиваля надо обсуждать.

Поиск площадки

Весенний фестиваль мы проводили в NOVA ARENE. Нас устроило качество этой площадки. А так же есть площадка https://vk.com/arenavstrecha (им тоже можно написать, дешевле).

Критерии хорошей площадки:
— от 500 кв.м.
— есть несколько раздевалок
— есть трибуны или достаточное количество сидячих мест (стулья, скамейки)
— наличие парковки
— удобное расположение
— не учитывают в аренде время на подготовку
— удобно подъехать газели

Искать зал нужно на авито, https://spb.zali-v-arendu.ru/zaly/tantsevalnye-zaly/, просто поиском «спортивный зал с трибунами спб», искать конкурентов и смотреть где они проводят соревнования.

Когда едете на просмотр зала необходимо все сфотографировать для инструкции, а так же снять на видео с улицы до самого зала через раздевалки.

Когда зал утвержден нужно сделать фотоинструкцию как пройти в зал.

Придумать идею фестиваля

Каждый год мы придумываем ключевую идею фестиваля, придумываем персонажа для ведущих, под них пишем сценарий, оформляем соцсети, готовим фоновую музыку, оформляем помещение. Идеи зимних фестивалей: Дед Мороз и Снегурочка, Эльза и Олаф. Идеи весенних фестивалей: Ведущая принцесса Жасмин (По мультику Алладин), весенняя волшебница (Весна).

Редактирование сайта и группы ВК

Когда мы определились с датой, временем, площадкой, идеей то можно начинать редактировать соцсети и сайт.

Группа ВКонтакте

Что меняем:
1. Обложку (в том числе и в мобильном виде)

2. Описание группы: дату, время, место

Сайт фестиваля

Анонс фестиваля тренерам

Когда мы подготовили всю информацию, нужно сообщить тренерам о фестивале, чтобы они начали подготовку. Это очень важный пункт, ведь именно от тренеров зависит успех фестиваля: сколько участниц будет, как хорошо они подготовят номер.

В штате есть тренеры, которые уже были на наших фестивалях, а также есть новенькие, которые не поймут о чем речь. Наша задача подробно им объяснить и помочь подготовиться. Мы пишем общее сообщение для тренеров.

Перед отправкой сообщения нужно обсудить и согласовать все детали с командой (особенно важно определить до какого числа можно оплачивать).

Содержание сообщения:
— дата, время, место проведения
— формат фестиваля
— нужно учить танец (как его составлять, что лучше не делать: добавлять много перемещений, быстро переходить из элемента в элемент)
— скинуть музыку (какую музыку нельзя брать), до какого числа нужно скинуть
— скинуть видео в группы для родителей, до какого числа нужно скинуть
— примеры прошлых выступлений
— стоимость участия и нюансы (что нет возврата, только подарком, до какого числа оплачивать
— ссылка на группу феста, чтобы следили за новостями

Вот пример с прошлых фестивалей:
Всем привет) пишу по поводу Зимнего фестиваля гимнастики. В этом году он пройдет в таком формате: https://gymbalance.ru/o-klube/vybiraem-format-zimnego..
Фестиваль будет идти 3 дня: 19, 20, 26 декабря по адресу: ст.м. Чернышевская, ул. Чайковского, 26, 2 эт. Чуть позже будет готова инструкция, как пройти в зал. Фестиваль это только название для всех, чтобы понимать о чём речь, по факту это скорее фотосессии. Каждая группа приходит в назначенное время, снимается на видео и фотографируется за 10 минут, получает подарки, уходит.
Для девочек, которые у нас первый год работают, в статье есть описание того как фест проходил раньше)
Для каждой группы нужно составить танец из тех упражнений, что вы делаете на тренировках (шпагаты, березка, мостик, бабочка и тд), под музыку. Музыка любая (кроме музыки из мультфильма «Маша и медведь», «Фиксиков» и прочего с авторскими правами), лучше детская, 1 минута минимум, 1:40 максимум. Музыку скинуть в этот диалог, чтобы не было повторений) в течение следующей недели. Связку необходимо снять на видео и выложить в вашу закрытую гр для родителей до 5 декабря. Это нужно для того, чтобы родители учили дома с детьми танец. Если возникают трудности с составлением танца, то не стесняйтесь написать Полине с этим https://vk.com/ms.zotova.
Исполнять будем в зале 95 м.кв. перед близко стоящей камерой, поэтому не вставляйте в номер перемещения по пространству, лучше, чтобы за каждой девочкой было закреплено место.
Почти не будет возможности повторить перед съёмкой на месте, поэтому супер-сложные связки не делаем. А также оставляйте небольшие промежутки между элементами, чтобы девочки успевали переходить от одного элемента к другому.
Костюмы: мы рекомендуем выступать в нашей форме: черный купальник, черные лосины)
Но можно образ дополнить. Например, тренер Мария с Лесного и Ольминского на Зимнем фестивале превращала девочек в котят. Ей для этого понадобился только черный карандаш для глаз) Нарисовала усики и носик, получилось прикольно)
Примеры номеров можно посмотреть здесь: https://vk.com/videos-158330990
Стартовый взнос в размере 1500 руб. с ребёнка необходимо оплатить родителям СТРОГО до 6 декабря!
Оплата по этой ссылке: https://gymbalance.ru/oplata/
В комментарии указать: «За фестиваль»
Тем самым ребенок подтверждает свое участие. После 6 никого не берём! Поэтому донесите пожалуйста информацию до родителей в ближайшее время, чтобы у них было время на раздумья и оплату. Если нужно, повторяйте на протяжении нескольких занятий это, чтобы потом не обижались родители, что мы не знали, быстро одеваемся, бабушка водит и т.д. В случае болезни, неявки, отмены участия, стартовый НЕ возвращается денежными средствами, а только подарком. В случае полного запрета мероприятия, карантина и прочих не от нас зависящих обстоятельств возврат составит 1300 рублей. Разница 200 рублей пойдёт на комиссии платёжной системы, налоги и организационные расходы.
В стартовый входит: подарок, медаль, грамота; аренда зала, звукового оборудования и пр. организационные вопросы.
Расписание для каждой группы будет готово после 6 декабря. Вознаграждение тренера составит 50 рублей за выступившего на мероприятии ребёнка.
Ссылка на группу фестиваля, в которой будут публиковаться важные, актуальные новости https://vk.com/festgymbalance
Буду рада ответить на ваши вопросы))

Выше указано, что есть новенькие тренеры, которые не участвовали в фестивале, им нужно написать/позвонить еще раз отдельно. Постараться объяснить им подробно важные моменты: про напоминание об оплате, про то, что участвовать можно ВСЕМ, даже тем, кто только начал заниматься, что звать надо всех.

Можно посоветовать тренерам составить списки тех, кто ходит и помечать тех, кому они сказали про фест.

Подготовка поста для родителей с анонсом фестиваля

Когда вся команда администраторов и тренеров ознакомлена с информацией о фестивале, то нужно подготавливать анонс фестиваля родителям.

Содержание анонса:
— дата, время проведения
— формат фестиваля
— место проведения (адрес, инструкция как пройти в зал)
— стоимость участия
— до какого числа оплатить
— когда будет опубликовано расписание
— с каким номером будут выступать девочки (тренеры выложат видео в группы для родителей.
— в какой форме выступать
— участвовать можно и нужно всем
— есть ли ограничения по количеству сопровождающих на ребенка
— формальное простым языком: условия возврата, про оферту и тд.

Примеры анонса:
1. Весенний фест 2021
2. Зимний фест 2020

После того как текст анонса готов нужно подготовить картинку для поста, в стиле фестиваля.

И далее донести информацию до родителей:
1. Выложить пост в группу Фестиваля.
2. Сделать репост в главную группу школы.
3. Сделать репосты в группы ВК для родителей.
4. Отправить сообщения в чаты для родителей в вотсапе (убедиться, что все родители есть в чате).

Обязательно проверьте по списку во все ли чаты вы отправили сообщение, это очень важно.

Напоминания тренерам: оплаты и видео

Оплаты: Когда мы сообщили информацию родителям, важно напоминать тренерам, чтобы они вели активную подготовку к фестивалю.

Нужно писать им, уточнять когда бываете в зале, говорят ли тренеры родителям о фестивале на каждом занятии. Почему это важно? Не кажется ли это навязчивым?

Каждый год мы встречаемся с ситуацией, когда прошел последний день оплаты или до фестиваля осталось несколько дней, или фестиваль уже даже прошел и нам пишут родители, что ничего не видели/не слышали о фестивале и они очень обижены, что их не пригласили.

Чтобы минимизировать количество таких родителей нужно сообщать информацию на каждом занятии, потому что бывает что пропускают занятия, не читают чат в вотсапе, потому что много сообщений.

Видео: В сообщении тренерам с анонсом фестиваля мы устанавливаем дату, до которой они должны скинуть видео с танцем в группы для родителей.

В эту дату мы проверяем все группы и пишем тренерам, которые не скинули видео, спрашиваем когда скинут. Помечать себе даты, которые они говорят и проверять.

Почему это важно?
1. Наши занятия проходят два раза в неделю, этого бывает недостаточно, чтобы хорошо выучить танец, многие родители хотят повторять с детками дома.
2. Главный тренер будет смотреть танцы и даст комментарии, как их улучшить.

Поиск подарков и заказ образцов

Прежде чем заказывать полную партию подарков, необходимо заказать образцы, чтобы удостовериться, что подарок подходит.

Критерии хорошего подарка
— подходит для возрастов 3-7 лет
— одинаково интересен для 3-х летней и 7-ми летней девочки
— большая коробка (одна из сторон от 30-см)
— хорошее качество
— не подделка (например, лего, барби и тд), есть аналоги
— цена подходит под выделенный бюджет (обсуждается перед каждым фестивалем со старшим админом)

Проверенные магазины
Сима Лэнд (быстрая бесплатная доставка, скидки, быстро отвечают)
Урал Тойз (платная доставка :(, как-то сильно заранее нужно заказывать, особенно в нг)
Молти (находятся в СПб, здесь закупаем в основном пакеты под подарки)

Поиск партнёров

На каждый фестиваль мы приглашаем партнёров. Для нас это возможность получить дополнительные подарки для участниц, тем самым повысив ценность фестиваля, для партнёров это возможность прорекламировать себя.

Кто может быть нашими партнёрами?
Ими могут компании ЦА которых совпадает с нашей ЦА: Родители девочек 3-7 лет, но услуга именно для детей, не для родителей. Например:
— магазины товаров для гимнастики и танцев
— магазины игрушек
— магазины одежды
— магазины канцтоваров и тд
— аквапарки
— зоопространства
— веревочные парки
— парки развлечений и тд.

Партнеров ищем поиском в интернете и пишем им на почту или в социальные сети. Нужно создать таблицу и записывать туда тех, кому написали и что они ответили.

Сообщение для партнёров:

Здравствуйте!
Приглашаем вас стать партнерами Весеннего фестиваля гимнастики для детей.

Участники — девочки 3-7 лет, около 270 человек, зрители — их родители и родственники 600 человек.

Дата и время проведения 29 мая 2021  с 9:00 до 17:00

Место: Гражданский проспект 100, NOVA ARENA

Организатор Школа гимнастики GymBalance

Со своей стороны предлагаем:
1. Размещение рекламы о Вашей деятельности на ресурсах нашей школы:
В основной группе ВК https://vk.com/gymbalance (7 056 подписчика)
На сайте https://gymbalance.ru/ (12 257 визитов в месяц)
В аккаунте Instagram https://www.instagram.com/gymbalance/ (1 636 подписчиков)
На канале Youtube http://www.youtube.com/c/GymBalance (12 тыс. подписчиков)
2. Размещение Ваших печатных рекламных материалов (буклетов, флаеров) в подарочных пакетах для участниц. Их увидят около 800 родителей.
3. Возможность присутствия гостей с Вашей стороны на мероприятии;
4. Упоминание о Вас во время мероприятия.

С вашей стороны просим предоставить небольшой подарок каждой нашей участнице. Это могут быть товары из вашего ассортимента или любой другой подарок, подходящий для девочек 3-7 лет.

Весенний фестиваль гимнастики – мероприятие, направленное на демонстрацию ученицами (3-7 лет) спортивной формы и гимнастических элементов, разученных за первый семестр обучения. В него также включены показательные выступления опытных гимнасток. Призовые места отсутствуют, и каждая девочка получает подарок за участие.

Предполагается около 270 участниц, вместе с каждой придет 1-2 родственника.

Школа гимнастики Gym Balance – это секция художественной гимнастики для детей от 3 до 7 лет. Мы имеем 28 залов по Санкт-Петербургу в разных  районах города.

Посмотреть, как проходили предыдущие фестивали, можно здесь: https://vk.com/festgymbalance

Надеемся на сотрудничество с вами!

Евгения, администратор школы гимнастики GymBalance

+7 (953) 302 72 84

Не забывайте менять сообщение в зависимости от ситуации, если это магазин игрушек, то просим подарки игрушки, если это веревочный парк, то просим билеты.

Нам не подходит, когда партнеры предлагают скидку на свою услугу или готовы подарить подарки только определенному количеству участниц. Договариваемся на подарки/билет каждой участнице.

Поиск сотрудников на фестиваль

Всех творческих сотрудников мы ищем в группе: https://vk.com/spbeventjob, но есть несколько человек, с которыми мы работаем и чья работа нас устраивает. Можно приглашать их. Далее под каждой вакансией будет примерный текст или ссылка на человека.

Фотограф

Поиск фотографа это большая боль, не было ни одного фестиваля, когда мы были полностью довольны результатом. Можно воспользоваться поиском через группу творческих людей, либо искать самостоятельно в интернете: спортивный фотограф спб, фотограф детских мероприятий спб и тд.

Преимущество поиска в группе: мы сами устанавливаем комфортную для нас цену.

Ищу фотографа на детский фестиваль гимнастики
ОПЛАТА 4000 руб.
26 мая 2019
С 9:00 до 14:00
Фото должны быть готовы через 2 недели после фестиваля
Количество от 400 шт
Пожалуйста, прикрепляйте портфолио сразу

Если вы разместили объявление в группу, то сразу ждите шквал сообщений от фотографов. Сделайте себе таблицу, куда будете вносить всех, кто вам написал. Столбцы такие: ссылка на фотографа вк, ссылка на портфолио, комментарий. Через три дня изучите таблицу и выберите троих самых лучших на ваш взгляд претендентов и отправьте ссылки на их портфолио старшему админу, чтобы он выбрал.

Важно! Мы ищем фотографа на детское спортивное мероприятие и в портфолио должны быть представлены примеры таких работ. Если фотограф присылает вам фото со свадеб, то это нам не подходит.

Когда старший админ выбрал фотографа, то с ним нужно договориться:
-Обозначить дату и время еще раз
— Условия оплаты: 50% в день фестиваля, 50% когда пришлет обработанные фотографии после правок
— Попросить номер телефона
— Задачи, которые мы перед ним ставим и какой результат хотим получить, вот пример такого сообщения:

Видеограф

Никита, на него можно положиться, но если хочется нового, то действуем по той же схеме, что и с фотографом.

Когда выбрали видеографа, то с ним нужно договориться:
-Обозначить дату и время еще раз
— Условия оплаты: 50% в день фестиваля, 50% когда пришлет обработанные фотографии после правок
— Попросить номер телефона
— Задачи, которые мы перед ним ставим и какой результат хотим получить, вот пример такого сообщения:

«Как результат хотим: 2-3 минутный динамичный ролик, который передает настроение фестиваля, сняты моменты выступлений, эмоции родителей и детей, общение тренеров с детьми, разминка, выступление гимнастки взрослой, парад гимнасток, награждение. Не нужно снимать детей в провокационных ракурсах, где они попой в камеру сидят, где у них торчит нижнее белье и тд.»

Ведущие

Ведущих чаще всего мы ищем в группе, самое важное — получить фото в костюме и желательно видео с ведения мероприятий.

Если вы разместили объявление в группу, то сразу ждите шквал сообщений от ведущих. Сделайте себе таблицу, куда будете вносить всех, кто вам написал. Столбцы такие: ссылка на ведущую вк, фото в костюме, комментарий. Через три дня изучите таблицу и выберите троих самых лучших на ваш взгляд претендентов и перешлите сообщения с фотками в костюме старшему админу, чтобы он выбрал.

Когда выбрали ведущую нужно обговорить с ней все моменты:
— дата и время фестиваля
— во сколько нужно быть на площадке
— оплата сразу после фестиваля
— объяснить как проходит фестиваль: вступительное слово, выступления групп, их нужно объявлять, парад гимнасток, выступление взрослой гимнастки, награждение.
— что требуется, какие задачи мы перед ней ставим:

  • необходимо подготовить вступительное (перед выступлениями) слово и заключительное слово (после выступлений). Срок за 2 недели до фестиваля, чтобы составить сценарий. Вот пример:

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ: Доброе утро, дорогие гости. Добро пожаловать на наш Весенний фестиваль гимнастики!
Сегодня очень ответственный день, наши участницы долго тренировались и готовились, так что я думаю, что сегодня будет так же жарко, как в самый солнечный день в Аграбе (ударение на А).

Наши девчонки будут выступать не на обычном ковре, а на настоящем ковре самолёте, прямиком из нашей солнечной столицы. Сегодняшний день будет наполнен тайнами и очарованиями и лучшими выступлениями, что вы могли увидеть на реке Тигр. Сегодня выступят лишь достойные, каждая участница — это неогранённый алмаз!

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ: Это было завершающее выступление 1-го потока. Сегодня наши девочки выступали на невероятной высоте! На такой высоте наш ковёр самолёт ещё не летал. И все это результат упорства, долгих тренировок, трудолюбия и силы воли. Как я и говорила, наши девочки — неогранённые алмазы! У них безусловно есть природные данные и талант. Однако эти алмазы с каждым годом, с каждой новой тренировкой приобретают все более отчетливую, отточенную форму. Возможно это будущие чемпионки!

Теперь мне тоже хочется научиться такому же мастерству! Даже Аладдину со своей ловкостью далеко до наших прекрасных гимнасток. А теперь девочки готовятся к параду гимнасток, давайте дадим им пару минут, чтобы построиться. 

  • во время фестиваля необходимо объявлять выступающих, рассказывать о партнёрах, уметь заполнять паузы.

Звукорежиссер

Михаил, полностью устраивает его работа, можно не искать других. Оплата обычно 8 тыс. руб.

Гимнастки

Сначала нужно поспрашивать у наших тренеров, есть ли у них знакомые, готовые выступить. Нашим тренерам лучше не предлагать, чтобы не увеличивать им нагрузку на фестивале, так как им нужно следить за детьми, готовиться к выступлению, выступать, потом строиться на парад. Если предложений от знакомых не поступило, то можно выложить объявления в группы: https://vk.com/overhearlesgafta, https://vk.com/overheard_lesgaft или в творческие люди)).

Гимнасток нужно несколько, сколько потоков — столько и гимнасток, желательно, чтобы предметы были разные и не повторялись: лента, обруч, мяч, булавы.

Ищем взрослую гимнастку для выступления на детском фестивале гимнастики
29 мая с 9 до 13
На 4 часа
Оплата 500 руб/выступление
Выступление в красивом купальнике с предметом

Когда договорились с гимнасткой, то нужно попросить у неё фото в купальнике гимнастическом и прислать видео с номером, который у них уже есть или который они подготовят.

Врач

Можно выложить объявление в группу творческой работы или спросить у нашего тренера Анастасии есть ли у нее знакомые, она работает врачом.

Ищем врача на детский фестиваль гимнастики
29 мая с 9 до 14
На 5 часов
Оплата 3000 руб.
Место проведения: Гражданский Проспект 100
Необходимо дежурить на фестивале, в случае необходимости оказать первую медицинскую помощь гимнасткам и посетителям.

Обычно у врача нет работы на фесте, он сидит без дела. Поэтому можно поручить ему какое-то дело, например, следить за камерой, которая снимает общий план. Это нужно обозначить сразу в переписке, и спросить согласен ли человек.

Аквагримеры

Ищем аквагримера на детский фестиваль гимнастики
29 мая с 9 до 13
На 4 часа
Оплата 700 руб/час
Место проведения: Гражданский Проспект 100
Рисовать нужно будет очень простые рисунки, чтобы было быстро
Обязательно необходимо прислать портфолио

Аквагримеров требуется несколько, потому что всегда большие очереди, поэтому выбираем 4-5 лучших и присылаем старшему админу.

Когда админ выбрал гримеров, то нужно с ними договориться, обозначить важные моменты:
— Обозначить дату и время еще раз
— Условия оплаты: сразу после фестиваля
— Попросить номер телефона
— Задачи, которые мы перед ним ставим и какой результат хотим получить: подготовить заранее 4-6 простых рисунков и прислать нам на утверждение. На фесте без перерывов рисовать деткам рисунки, на каждого не более 2-х минут.

Рассылка и пост перед последним днём оплаты

Перед последним днём оплаты нужно еще раз напомнить родителям о фестивале, так как многие откладывают оплату на последний день и забывают.

Пост может быть таким.

Этот пост мы репостим в группы для родителей и в чаты в Вотсапе. Необходимо по списку залов проверить, что мы отправили объявление в КАЖДЫЙ чат, это очень важно.

Рассылка делается тем (здесь можно прочитать как делать рассылку), у кого статус учится, но кто не оплатил участие.

Пример сообщения из прошлой рассылки:

Составление списка участниц

После завершения оплат поступает очень много вопросов от родителей о том, прошла ли оплата. Расписание составить очень быстро мы не можем и чтобы хоть как-то усмирить интерес родителей мы делаем пост со списком участниц.

Перед тем, как выкладывать пост, нужно отправить списки участников тренерам, чтобы они разделили участниц на группы (младшая, средняя, старшая) так, чтобы было не больше 6 человек в группе, а так же выделили в имени и фамилии буквы, на которые падает ударение (чтобы ведущая правильно произнесла). Обязательно необходимо поставить для тренеров дэдлайн, обычно до 12:00 следующего дня.

Пост может быть таким. Репостим в группы для родителей и отправляем в чаты.

Составление графика выступлений

График выступлений мы оформляем в СРМ, но сначала нужно его составить в таблице отдельно, так как будет много изменений, а в срм переставлять группы очень неудобно. То есть в СРМ мы загружаем уже готовый вариант.

В таблице делаем следующие столбцы:

Сначала лучше расставить группы в порядке выступлений. Составьте рядом с таблицей список залов и в соседнем столбце указание групп этого зала. Например вот так:

И когда вы вписали группу в график, то можете помечать цветом ячейки, так вы не допустите ошибки и не впишете одну группу в график несколько раз.

Так же тренеры иногда предупреждают заранее, что им нужно срочно уехать, просят поставить по-раньше, в этом списке можно так же делать об этом пометки, чтобы не забыть.

Когда вы расположили в графике все группы, то можно проставить время. Не забывайте, что есть потоки и между потоками надо учеть время на парад гимнасток, выступление взрослой гимнастки, награждение, перерыв.

Фестиваль обычно начинается в 9:00, оставляем 5 минут на непредвиденные задержки и вступительное слово ведущей. Получается, что первая группа приходит в 9:05.

Время прихода ставим за 20 минут до выступления.

Между выступлениями оставляем 2 минуты.

Между группами из одного зала оставляем перерыв минимум две группы.

Получаем примерно такое расписание:

После потока ставим следующие строчки:

И повторяем так с каждым потоком.

Когда составили расписание нужно еще раз перепроверить, что вы вписали все группы в график. Затем расписание нужно согласовать со старшим админом, а потом отправить на согласование тренерам:

После того, как подправите расписание по просьбе тренеров, нужно перенести его в СРМ по инструкции.

Заказ подарков, медалей, пакетов, дизайн и печать грамот

Заказ подарков

Выше было описано как заказывать образцы подарков, к этому времени они должны уже прийти, если они нам подходят, то заказываем нужное количество.

Обратите внимание, что перед новым годом доставка может быть дольше, и подарки могут выкупить гораздо раньше нас, поэтому нельзя медлить и заказать нужно где-то за месяц до феста.

Уточняем у менеджера нужное количество товара, сроки доставки, оплату просим через РС и отправляем старшему админу счет на оплату.

Заказ медалей

Медали обычно заказываем здесь. Диаметр не менее 45 мм, цвет золото и вкладыш:

Дизайн вкладыша делаем самостоятельно, в зависимости от выбранной темы фестиваля. Например, на весеннем фесте была тема Жасмин из м/ф «Алладин», на вкладыше изобразили её:

Так же к медали нужно заказать ленту, выбираем так, что она гармонировала со вкладышем по цвету, ширину выбираем не менее 2 см:

Связываемся с менеджером, уточняем наличие и оформляем заказ. Оплату так же просим на рс и отправляем счет старшему админу.

Покупка пакетов

Пакеты покупаем в магазине Молти, нужно приехать в магазин в ДК Крупской с образцом подарка и выбрать пакет не дороже 6 р, чтобы туда легко помещался подарок и грамота + подарки от партнеров.

Расположение магазинов Молти:

Дизайн грамот

Дизайн можно заказать у дизайнера, либо сделать самим. Можно посмотреть на этом сайте по запросу «Детский диплом» и отредактировать на свой лад, необходимо купить лицензию. Дизайн делаем в соответствии с выбранной темой. Примеры прошлых грамот:

Заказываем печать здесь.

Нажимаем «далее», загружаем макет и оплачиваем.

Подготовка контент-плана и написание постов

Ранее мы уже написали несколько постов: анонс фестиваля, объявление о последнем дне оплаты, списки оплативших. В период со дня окончания приема оплат и по завершение фестиваля нужно написать ещё несколько постов.

До фестиваля:
Сроки публикаций постов нужно расставить равномерно, например, пост каждые 4 дня. Но посты лучше откладывать на месяц вперед, чтобы они случайно не опубликовались и публиковать в нужные дату вручную.

  • Пост с расписанием выступлений
    Не забыть репост в группы вк и в чаты в вотсапе
    Что важно упомянуть: файл с расписанием, что расписание можно смотреть в срм, что между приходом и выступлением 20 минут, если есть вопросы пишите в группу, что время может измениться
    Пример поста
  • Пост подробный про фест (что будет, про выступления, про подарки, как себя вести), он будет по содержанию повторяться с анонсом, но его важно сделать подробнее, как инструкцию по фестивалю
    Примера поста нет, так как мы его не делали, нужно создавать с нуля
  • Чек-лист что взять родителю и ребенку на фестиваль
    Что важно упомянуть: что взять родителю (какие ограничения), что взять ребенку
    Пример поста
  • Посты про партнёров
    Что важно упомянуть: во-первых, посты нужно согласовать с партнёрами, а содержание зависит от тех материалов, которые они пришлют
    Примеры постов: Зоопространство, Магазин товаров для гимнастики, Магазин товаров для гимнастики
  • Инструкция как пройти в зал
    Что важно упомянуть: адрес, инструкция, видеоинструкция, парковки, кому звонить или писать, если не могут найти
    Пример поста
  • Пост «Уже завтра фестиваль»
    Срок: днём за день до фестиваля, не забыть репост в группы вк и в чаты в вотсапе
    Что важно упомянуть: Этот пост является сборной из предыдущих постов. Необходимо вставить ссылки на посты как пройти в зал, расписание выступлений, что с собой взять. Далее необходимо упомянуть об ограничениях (если они есть), о том, что делать когда приехали, что делать когда выступили, про партнёров.
    Пример поста

После фестиваля:

  • Пост с призывом оставить отзыв
    Срок: через час после фестиваля, не забыть репост в группы вк и в чаты в вотсапе
    Что важно упомянуть: оставить отзыв, пока свежи впечатления, можно лично в сообщения, можно публично в обсуждения, выкладывайте фото и видео с хэштегами
    Пример поста
  • Пост с благодарностями всем-всем
    Срок: через день-два после фестиваля
    Что важно упомянуть: родителей, каждого сотрудника (тренеров, админов, фотографа, видеографа, звукорежиссера, ведущего), партнёров, площадку.
    Пример поста
  • Пост, что готовы видео
    Срок: когда будут готовы видео
    Пример поста
  • Пост, что готовы фото
    Срок: когда будут готовы фото
    Пример поста

Составление сценария

По сути, сценарий у нас уже готов, осталось собрать его по частям: расписание + вступительное и заключительное слово ведущей, пометки, как действовать ведущей в разных ситуациях.

Пример сценария прошлого фестиваля

Разберем структуру сценария на одном потоке:

Далее начинаются выступления

После последнего выступления нужно объявить построение на парад и сам парад:

Объявление выступления взрослой гимнастки и награждение:

Затем также составляем другие потоки. Сценарий отправляем старшему админу на согласование. После этого отправляем ведущей.

Подготовка музыки для выступлений

Тренерам было дано задание до определенной даты скинуть музыку, под которую будут выступать дети.

Эту музыку надо скачать, обрезать (если нужно), и расположить в порядке выступлений.

Музыку тренеры скидывают в чат тренеров, оттуда скачиваете её и загружаете в заранее созданную папку на гугл диске. Располагаете в порядке выступлений, для этого необходимо перед названием указать время выступления.

Сам файл также необходимо переименовать так: Время выступления — Адрес зала — Название группы. Например: 9:22 Торжковская Младшая 1.

Пример готовой папки с музыкой

Когда папка с музыкой готовы, то нужно написать лично каждому тренеру и попросить проверить музыку у каждой группы:

Привет) В этой папке вся музыка, под которую будут выступать группы на фесте: https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1JmBuKZRX7TmEom0FUOtXnCKFCYOgd-Ru. Проверь, пожалуйста, музыку каждой своей группы. Правильные ли песни? Нужно ли их обрезать? Если да, то напиши секунды с какую по какую обрезать. На фестивале они включатся именно так, как в папке.

Когда тренеры проверили и отписались вам, поправьте музыку (если нужно) и отправьте им ссылку еще раз, чтобы они перепроверили.

Итоговый вариант нужно отправить звукорежиссеру и на всякий случай скачать на флэшку и на фестивале передать звукорежиссеру.

Составление чек-листа «Что взять с собой на фестиваль»

Этот чек-лист мы составляем заранее, чтобы успеть докупить недостающие вещи или забрать из других залов.

Базовый чек-лист уже готов, но каждый год ситуация меняется и нужно брать новые вещи.

Для удобства можно разделить площадку под фест на разные зоны и представлять отдельно, что там понадобится:
— Зона выступлений
Два ковра больших, баннеры, стойки под баннеры, ключ для сбора стоек, канцелярский нож, стяжки, штатив для камеры, камера (весь комплект: зарядка, батареи, флешки), таблички «На ковер не наступать», скотч (обычный и малярный)
— Зона разминки
Ковры для разминки
— Зона для раскладывания подарков
Подарки, грамоты, медали, пакеты под подарки, график выступлений, подарки партнёров, нож канцелярский, ножницы, маркер для подписи грамот, ручка, мусорные мешки
— Входная зона
Маски, антисептик, график выступлений, ручка, термометр бесконтактный
— Раздевалки
Вешалки, плечики, графики выступлений, указатели (туалет, зал для выступлений и тд)
— Аквагрим
на месте найти столы и стулья
— Место звукорежиссера и ведущей
Графики выступлений, сценарий, ручки, флешка с музыкой
— Раздевалка для сотрудников
График выступлений, вода
Зона для продажи товаров
Купальники, лосины, скакалки, наколенники, носки, мячи, стикеры, раскраски, мешки для вещей, конструкторы, раскраски, блокноты и другие игрушки, ценники
— На всякий случай: удлинители, ноутбук, пассатижи

Покупка недостающих вещей и товаров на продажу


Когда составили чек-лист необходимо выписать чего не хватает и съездить купить или договориться перевезти из других залов.

Товары на продажу можно купить в магазине Молти в ДК Крупской, выше было описание как найти. А если не хватает спортивных товаров, то можно сделать заказ на https://sportoptom.ru/. Если надо совсем немного, то скакалки можно купить на озоне или вайлдбериз, а купальники и лосины забрать из залов.

Получение подарков, грамот, медалей и тд

Постарайтесь заранее договориться с подрядчиками о дате получения подарков, медалей, грамот. Желательно отвезти их в один из залов, из которых вы повезёте вещи на фест, например, там где лежат ковры.

Составление чек-листа «Зал готов к фестивалю»

Здесь тоже самое, что и список того, что взять. Делим площадку на зоны и выписываем по пунктам что и как должно там стоять, что необходимо сделать. Пример:

Дайте доступ к чек-листу ответственным сотрудникам, чтобы они помечали выполнение дел.

За день/два до фестиваля

Рассылка, что завтра фестиваль

За день до фестиваля нужно сделать рассылку участникам с указанием времени, к которому нужно приехать, времени выступления, адреса, инструкции как пройти, что с собой взять

Здесь можно прочитать как сделать рассылку

Пример рассылки:

Подписание грамот

Грамоты подписываются черным не толстым маркером и раскладываются по группам в порядке выступления согласно графику. Между группами вкладывать пустые листы с указанием адреса зала. Имена указывать в родительном падеже. Подписывать лучше за 2 дня до фестиваля.

Распечатка графиков/табличек/сценариев

Графики: звукорежиссеру, на каждую раздевалку, в зале, главному админу

Сценарий: ведущей

Таблички: раздевалка, туалет, зал для выступлений, зона разминки, не наступать на ковёр

Подготовка техники

1) Зарядить батареи камеры
2) Очистить флешки
3) Зарядить ноутбук
4) Проверить штатив
5) Зарядить или купить новые батарейки в микрофон (если он нужен)

Сбор вещей и перевозка на площадку

Собрать все вещи по чек-листу и заранее заказать газель (предупредить всех: админов в зале, откуда будете забирать вещи, админов площадки для феста)

Когда привезете на площадку, то лучше разложить по местам вещи, чтобы с утра уже приступить к монтажу.

Напоминания сотрудникам об их задачах

Общий план сообщения:

-ко скольки приехать

-кому звонить если заблудился

-кому звонить если не отвечает

— что нужно делать (в соответствии с чек-листом «зал готов к фестивалю» и какой результат работы мы ждем от сотрудника

Сообщение тренерам:

Всем привет) Уже завтра фестиваль)

В 9.00 начало, примерно в 13.00 закончим. Все группы поделены на 4 потока, награждение каждый час. Если ваши группы выступили, то вам нужно дождаться награждения, а потом можно идти домой.

Адрес: гражданский пр 100. Нова арена. Вот инструкция, как пройти прям в зал, посмотрите фото и видео обязательно: https://vk.com/festgymbalance?w=wall-158330990_182/all

Если не можете найти, позвоните Жене: 89533027284, если не отвечает, то Этери 89500408158, потом уже мне. Но перед тем как звонить еще раз внимательно прочитайте инструкцию.

Очевидно, но напишу, что вам нужно быть в сменке)

Было бы здорово, если мы смогли сделать общее фото. Оптимальное для этого время: 11.00, поэтому по возможности прошу задержаться тренеров 1,2 потоков, и приехать раньше тренеров 3,4 потоков. Приехать по-раньше будет очень полезно новеньким тренерам, которые начали работать только в этом году, чтобы посмотреть формат феста и понять как всё устроено.

Мы будем стараться идти по графику, но время все равно примерное. Расписание выступлений: https://vk.com/festgymbalance?w=wall-158330990_181/all

За 20-25 минут до выступления вы уже 100% должны быть в зале и встречать свои группы, соберите их и разомните. Следите за выступающими, пометьте себе группу, которая выступает на номер выше чем вы. Когда эта группа начнет выступать вы должны уже построить своих детей у ковра, за баннером и быть готовыми выходить.

Если кто-то из детей не пришел, а времени до выступления осталось немного, то подойдите к админам, попросите номер мамы и позвоните.

Если вы выступили и до награждения осталось время, то вы можете сводить девочек на аквагрим, это бесплатно.

После потока идёт парад гимнасток, вам нужно заранее подойти к админам за баннер, взять медали и грамоты, затем построить свои группы на парад. Все группы строятся друг за другом и выходят на ковер, становятся по краям, образуя пространство в середине для выступления взрослой гимнастки. Выступает взрослая гимнастка, и далее идёт награждение. Вы сначала вручаете медали и грамоты, которые уже у вас в руках, затем админы вам выдают подарки, вручаете их. После награждения есть буквально 5-7 минут пофоткаться.

Ну и наконец, очень важная просьба. Завтра утром в 8.00, вы должны написать Жене «Доброе утро». Для нас это означает, что вы проснулись и помните про фест, готовы выезжать. Если вы не напишите Жене, то она будет вам звонить.

Если прочитали до конца и все поняли, то напишите в этот диалог фразу: «Арабская ночь». Если есть вопросы, то спрашивайте, можно тут.

Сообщение админам:

Всем привет) уже завтра фестиваль

Вам нужно приехать к 6.50 (в 7.00 уже переодетые начинаете подготовку зала) на Гражданский пр 100
Вот инструкция: https://vk.com/festgymbalance?w=wall-158330990_182/all

Если заблудитесь, звоните мне 89992393870

Обязательно нужна сменная обувь и быть в админском поло, у кого нет, то в черной футболке

Вот здесь расписала, кто за что ответственен: https://trello.com/c/RcT7Ac1I/114-админы

Когда выполняете, то нужно помечать тут: https://trello.com/c/RwHSfPuG/46-чек-лист-что-зал-гот..

Если все сделали, то помогаем другим. Прочитайте сообщение в диалоге тренеров, чтобы лучше понимать как всё будет проходить.

Звукорежиссеру, здесь не расписывала задачи, так как он всё знает, но если новый, то задачи в основном такие:

— Включать музыку для выступлений согласно графику
— Быстро реагировать на изменение ситуации
— В перерывах включать фоновую музыку согласно тематике мероприятия (например, на весеннем фесте 2021 включали саундтреки к м\ф «Алладин»)
— Включать соответствующую музыку на награждение, парад.

Видеооператору тоже не расписывала задачи, но суть такая:

— В ролике должны быть моменты выступлений, награждения, парада, выступления взрослой гимнастки, эмоции родителей и детей, подготовка и разминка

Ведущей:

Фотографу:

День фестиваля

Выполнение чек-листа «Зал готов к фестивалю»

Админам нужно приехать очень рано, чтобы подготовить зал к фестивалю. На данном этапе нужно выполнить всё, что указано в чек-листе. Старший админ контролирует выполнение.

Контроль прихода сотрудников

Ответственному админу нужно составить заранее список и отмечать тех, кто пришел на площадку. Если кто-то не пришел вовремя, то нужно позвонить и выяснить.

Консультация сотрудников

Еще раз обсудить с ведущей, фотографом, видеографом, звукорежиссером что будет происходить, расположение сцены и важные моменты обсудить.

Настройка камеры, объяснение сотруднику

Каждый год наша головная боль это съемка всех выступлений на камеру. На камеру нужно посадить ответственного человека, лучше прям со стулом, чтобы он непрерывно смотрел:

— все ли девочки влезают в кадр
— не закончилось ли время съемки (20 минут и надо снова нажимать на кнопку записи)
— не влезает ли кто-то лишний в кадр (например, фотограф), если влезает, то надо подойти и попросить обходить камеру, это очень важно
— не садится ли зарядка, если садится, то нужно поменять батарейки и поставить на зарядку.

Контроль графика выступлений

Нужно назначить ответственного администратора, который будет следить за графиком выступлений. В идеале все выступления должны начинаться в то время, которое указано в графике.

Если мы идем вперёд графика, то нужно попросить ведущую сделать паузу, рассказать о партнёрах, поиграть в игру с девочками, исполнить танец/спеть/пожонглировать и тд. Наша задача вернуться в график.

Если мы опаздываем, то просим ведущую не говорить лишних слов между выступлениями, быстрее и заранее строим всех на парад, чтобы потом не мешкались, укорачиваем перерыв между потоками и начинаем вовремя следующий поток.

Контроль построения на парад

Когда до конца потока остается 4-5 выступлений, то можно отправлять администратора собирать тренеров. Нужно им сказать, чтобы они построили свою группу в линию за баннерами, пошли взяли подарки, медали, грамоты и вернулись к группе, готовые выводить.

Общее фото

Где-то в середине фестиваля между потоками нужно сделать общее фото команды. Для этого админ собирает всех и зовет на ковёр.

Вот такие мы замечательные на прошлых фестах

Заказ пиццы на всю команду

Пиццу заказываем к 11:00 примерно, в количестве 5-6 штук, в ДОДО или Достаевском)

Заказать газель

Где-то в середине феста можно заказать газель, уже станет понятно идем ли мы четко по графику и во сколько закончим.

Оплата работы сотрудникам

После фестиваля нужно подойти к каждому сотруднику и передать зп согласно договорённостям, поблагодарить за работу!)

Грузоперевозка вещей обратно в залы

До приезда газели необходимо собрать все вещи, упаковать ковры, баннеры, стойки, что они погрузили и довезли всё в целости и сохранности. Необходимо заранее предупредить владельцев/админов залов, в которые вы увозите вещи, чтобы они были в курсе.

Публикация поста с просьбой оставить отзыв и ответы на отзывы

Пост уже должен быть готов, вам нужно его опубликовать и разослать в чаты для родителей. Когда отзывы начнут поступать, необходимо отвечать на них. За хорошие благодарим. За плохие тоже благодарим и выписываем идеи как улучшить следующий фестиваль.

После фестиваля

Публикация постов с благодарностями, фото и видео

Пост с благодарностями уже должен быть написан, публикуем его и репостим в наши соцсети (инстаграм, ок, фб).

Посты с фото и видео выкладываем, когда фотограф и видеограф пришлют результаты и внесут правки.

Внесение корректив в фото и видео

Видео: не более 3-х минут, вам должно быть интересно его смотреть, светлые кадры, не темные, нет неудачных ракурсов (попы в камере).

Фото: светлые, яркие. Не темные, не пересвеченные, не желтые.

Проконтролировать, чтобы тренеры отметили в срм, кто пришел, а кто нет

Напомнить им вк в чтае, а на следующий день проверить все ли отметили. Тому, кто не ответил, написать лично.

Передать подарки тем, кто не пришел

Посмотреть по срм кого не было, составить список. Узнать у тренеров забирали ли они подарки для данных девочек. Если нет, то нужно написать родителям и уточнить как передать подарок.

Отвечать на отзывы

Отзывы будут поступать и дальше, нужно следить и отвечать.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.